§ 1. Postanowienia ogólne

  1. Postanowienia niniejszego Regulaminu obowiązują każdy podmiot (zwany dalej „Wystawcą”) biorący udział w dniach 13-14 października 2022 r. w godzinach od 9:00-18:00 w targach
    w ramach Carpathian Startup Fest 2022 na Uniwersytecie Rzeszowskim ul. Pigonia 1, 35-959 Rzeszów, Budynek A0 zwane (zwanych dalej „Targami”), organizowanych przez Rzeszowską Agencję Rozwoju Regionalnego S.A. z siedzibą w Rzeszowie (zwaną dalej „Organizatorem”), w ramach Wydarzenia Carpathian Startup Fest 2022 (CSF’22).
  2. Część wystawiennicza będzie składała się z:
  • Carpathian HR EXPO
  • Carpathian Startup EXPO
  1. Wystawcy zobowiązani są przestrzegać przepisów porządkowych i regulaminu obiektu, obowiązujących w miejscu odbywania się Targów, a także Regulaminu Wydarzenia Carpathian Startup Fest 2022.
  2. W celu uniknięcia wątpliwości, w przypadku niezgodności niniejszego Regulaminu
    z Regulaminem obiektu, pierwszeństwo mają postanowienia niniejszego Regulaminu.  

§ 2. Zawarcie Umowy uczestnictwa w Targach

  1. Wystawca przekazuje przedstawicielowi Organizatora za pośrednictwem strony internetowej Organizatora https://carpathianfest.pl/ zgłoszenie uczestnictwa w targach, zwane dalej „Zgłoszeniem” lub „Umową”, w którym wyraża chęć zawarcia umowy z Organizatorem. Osoby wypełniające Zgłoszenie jednocześnie oświadczają i gwarantują, że są należycie umocowane do zawarcia umowy w imieniu Wystawcy. Wysłanie Zgłoszenia oznacza zapoznanie się  
    i akceptację niniejszego Regulaminu i Regulaminu Carpathian Startup Fest 2022, które tym samym stanowią integralną część umowy o uczestnictwo w Targach.  
  2. Zgłoszenia uczestnictwa w targach można dokonać do 10.10.2022 r. O udziale w Targach decyduje kolejność zgłoszeń.
  3. Organizator zapewnia 15 stanowisk w ramach Carpathian HR EXPO oraz 25 stanowisk w ramach Carpathian Startup EXPO.
  4. Zawarcie umowy o uczestnictwo w Targach następuje w momencie przesłania wypełnionego formularza Zgłoszenia uczestnictwa w targach i potwierdzenia przez Organizatora przyjęcia Zgłoszenia do realizacji za pośrednictwem systemu EVENEA.
  5. Zmiana podmiotu Organizatora, bądź jego siedziby lub adresu nie oznacza zmian warunków umowy.  
  6. Organizator zastrzega sobie prawo do odmowy przyjęcia Zgłoszenia do realizacji bez podania przyczyny. Organizator przekaże tą informację pocztą elektroniczną, na adres e-mail wskazany w Zgłoszeniu. W takim przypadku nie dochodzi do zawarcia pomiędzy Stronami jakiejkolwiek umowy.
  7. Organizator ma prawo odmówić Wystawcy udziału w Targach, jeżeli Wystawca zalega
    z jakimikolwiek opłatami na rzecz Organizatora. Strony uznają w takim przypadku, że Organizator należycie wywiązał się ze swych zobowiązań umownych.  

§ 3. Płatności

  1. Cena powierzchni wystawienniczej wynosi 2080 zł netto. Cena obejmuje dwa dni wystawowe, do ceny doliczony zostanie podatek VAT 23%.
  2. Organizator zapewnia stoisko o wymiarach 2x2m² wyposażone w:

•   instalację elektryczną,

•   wykładzinę,

•   stolik i dwa krzesła.

  1. Dodatkowe w cenie Organizator zapewnia dedykowany wpis indywidualny na Facebooku oraz LinkedIn CSF’22 na podstawie przesłanego przez Wystawcę materiału (500znaków, logotypy/zdjęcia).
  2. Organizator bezpłatnie udostępnia powierzchnie wystawiennicze Wystawcom biorącym udział
    w Carpathian StartupEXPO
     o wymiarach 2x2m² wyposażone w:

•   instalację elektryczną,

•   wykładzinę,

•   stolik i dwa krzesła.

  1. Wystawca ma prawo zrezygnować z wynajmowanej powierzchni przed wydarzeniem bez poniesienia dodatkowych kosztów do dnia 03.10.2022. W terminie od 04.10.2022 r. do 10.10.2022 r. – wystawca zobowiązany jest do zwrotu 50% kwoty określonej w Umowie.

Po terminie 10.10.2022 r. wystawca zobowiązany jest do zapłaty 100% kwoty określonej
w Umowie.

§ 4. Najem  powierzchni wystawienniczej

  1. Organizator wskazuje Wystawcy powierzchnię wystawienniczą  najpóźniej 3 dni przed terminem targów.
  2. Organizator przydziela powierzchnię wystawienniczą uwzględniając życzenia Wystawcy, w miarę posiadanych możliwości i warunków organizacyjno-technicznych.  

Organizator ma prawo do zmiany lokalizacji oraz numeracji powierzchni wystawienniczej, co nie stanowi zmiany umowy o uczestnictwo w Targach i nie rodzi po stronie Wystawcy jakichkolwiek roszczeń względem Organizatora. O zmianie lokalizacji powierzchni wystawienniczej Wystawcy, Organizator poinformuje pocztą elektroniczną na adres e-mail wskazany przez Wystawcę
w Zgłoszeniu.

§ 5. Podnajemcy

Wystawca nie ma prawa bez zgody Organizatora podnajmowania całości lub części wynajętej powierzchni wystawienniczej innemu podmiotowi (Podnajemcy).

§ 6. Reklama i ekspozycja

  1. Wystawca ma prawo eksponować i reklamować swoje produkty (towary i/lub usługi) wyłącznie na przydzielonej powierzchni wystawienniczej i to pod warunkiem, że jego eksponaty nie zasłonią sąsiednich ekspozycji oraz nie zakłócą normalnego toku pracy innych Wystawców. Wystawca nie ma prawa używania urządzeń nagłaśniających lub innych, które mogą zakłócić normalny tok pracy innych Wystawców oraz Wydarzenia Carpathian Startup Fest 2022.
  2. Wystawca ma obowiązek posiadać wszelkie prawa autorskie, niezbędne licencje i prawa do produktów i materiałów reklamowych znajdujących się na stoisku wystawienniczym oraz przekazywanych w trakcie realizacji współpracy.
  3. Umieszczanie reklam Wystawcy poza obrębem wynajętego stoiska bez zgody Organizatora podlega karze umownej w wysokości 1.000 zł  (słownie:  tysiąc złotych) płatnej w ciągu 7 dni od dnia doręczenia wezwania do zapłaty kary umownej za każdy taki przypadek.
  4. Wystawca, a także każdy inny uczestnik Targów, w tym w szczególności osoby odwiedzające Targi zobowiązani są do niepromowania na terenie Targów innych obiektów targowych oraz wydarzeń targowych w czasie trwania Targów. Zakaz ten nie obejmuje promowania kolejnych edycji Targów.
  5. Wystawca wyraża zgodę na promowanie jego firmy przez Organizatora w związku
    z organizowanym wydarzeniem, w tym w szczególności na wykorzystanie nazwy, logo, zdjęć oraz treści opublikowanych na stronach internetowych oraz portalu Facebook.  

§ 7. Odpowiedzialność

  1. Organizator ponosi odpowiedzialność tylko za szkody wyrządzone Wystawcy lub innemu uczestnikowi Targów z winy umyślnej Organizatora lub osoby działającej w jego imieniu.  
  2. Wystawca ponosi pełną odpowiedzialność materialną na zasadzie ryzyka za wszelkie szkody wyrządzone Organizatorowi lub osobom trzecim przez Wystawcę lub osobę działającą w jego imieniu, albo reprezentującą jego prawa.  
  3. O zaistnieniu każdego zdarzenia wywołującego szkodę lub grożącego jej wywołaniem, Wystawca zobowiązany jest niezwłocznie powiadomić Organizatora.
  4. Organizator zaleca Wystawcy zawarcie stosownych umów ubezpieczeń majątkowych w zakresie ryzyka związanych z Targami oraz ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej za ewentualne szkody wyrządzone w związku z udziałem w Targach.  
  5. Organizator nie odpowiada za przerwy w dostawie mediów lub usług spowodowane okolicznościami od niego niezależnymi, w takiej sytuacji zobowiązuje się podjąć wszelkie niezbędne działania aby przywrócić niezakłócony dostęp do mediów i usług.
  6. Organizator nie ponosi żadnej odpowiedzialności za rzeczy Wystawcy (w szczególności ich kradzieży lub  uszkodzeń) umieszczone na wynajętym przez niego stanowisku, podczas montażu i demontażu oraz w czasie trwania Targów. Wystawca ma obowiązek odpowiedniego zabezpieczenia ww. rzeczy.

§ 8. Projekt, montaż i demontaż stoisk:

TERMINY MONTAŻU I DEMONTAŻU STOISK

MONTAŻ:

12.10.2022 w godz.10:00-20:00

13.10.2022 w godz. 07:00- 09:00

DEMONTAŻ:

14.10.2022 w godz.19:00-22:00

15.10.2022 w godz. 8:00- 14:00

  1. Wystawca może rozpocząć prace montażowe na stoisku nie wcześniej niż dzień przed rozpoczęciem Targów. Organizator może również zarządzić przerwanie prac, jeżeli uzna,
    że naruszają one Regulamin obiektu lub zagrażają porządkowi albo bezpieczeństwu osób lub mienia.
  2. W czasie montażu i demontażu stoisk zabronione jest prowadzenie prac związanych ze spawaniem, szlifowaniem, lub innych, powodujących zapylanie lub zagrożenie pożarowe.  
  3. Wystawca zobowiązany jest do usunięcia po montażu i demontażu stoiska wszelkich pozostałości w ciągu 24 godzin, od godziny ostatecznego zamknięcia Targów.
  4. Wystawca zobowiązany jest przez cały okres dysponowania powierzchnią wystawienniczą dbać o porządek na stoisku i w ciągach komunikacyjnych wokół stoiska. Zabrania się zastawiania drogi pożarowej i korytarza.
  5. Wystawca zobowiązany jest do przestrzegania odpowiednich norm prawnych i technicznych, budowlano - montażowych, bhp, sanitarnych, przeciwpożarowych, itp.  
  6. Montaż i demontaż stoisk może się odbywać wyłącznie w terminach wskazanych przez Organizatora.  
  7. Podczas montażu i demontażu zabronione jest naruszanie konstrukcji lub powłok ścian, podłóg
    i innych elementów obiektu, w którym odbywają się Targi, a także używania własnych wózków widłowych i podnośników automatycznych.
  8. Na terenie Uniwersytetu Rzeszowskiego, Budynek A0 kategorycznie zakazuje się:

a) naklejania, przyczepiania oraz wyklejania ścian działowych stoisk w jakiekolwiek reklamy, ulotki, informacje, itp. za pomocą substancji chemicznych, klejów piankowych, taśm dwustronnych oraz innych, które w sposób szczególny prowadzą do ich nieodwracalnego uszkodzenia,

  1. Po zakończeniu Targów, w czasie wyznaczonym przez Organizatora na demontaż stoisk, Wystawca zobowiązany jest przywrócić udostępnioną mu powierzchnię wystawienniczą do stanu poprzedniego, pod rygorem zlecenia tych czynności przez Organizatora  podmiotowi zewnętrznemu na koszt Wystawcy.

§ 9. Organizacja pracy na stoisku

  1. Wystawca zobowiązany jest udostępnić stoisko dla zwiedzających w dniach i godzinach otwarcia Targów. Opuszczenie stoiska przed zamknięciem Targów bez zgody Organizatora skutkuje nałożeniem na wystawcę kary umownej w wysokości 5.000 zł (słownie: pięć tysięcy złotych) płatnej w ciągu 7 dni od dnia doręczenia wezwania do zapłaty kary umownej.
  2. Jeżeli prezentacja na stoisku prowadzona jest z wykorzystaniem jakichkolwiek utworów, Wystawca zobowiązany jest do uregulowania we własnym zakresie kwestii praw autorskich
    i pokrewnych do tych utworów.  
  3. Wymiana lub uzupełnianie ekspozycji na stoisku oraz sprzątanie stoiska i jego otoczenia mogą się odbywać wyłącznie poza godzinami otwarcia Targów dla zwiedzających.  
  4. Przedstawiciel Organizatora może nakazać Wystawcy natychmiastowe usunięcie ze stoiska elementów stwarzających zagrożenie dla bezpieczeństwa osób lub mienia, albo w inny sposób zakłócających przebieg Targów.  
  5. Wszelkie działania promocyjne Wystawcy mogą odbywać się wyłącznie w obrębie jego stoiska
    i nie mogą zakłócać przebiegu Targów oraz pracy innych Wystawców. Hostessy mogą dystrybuować materiały reklamowe wyłączenie w obrębie stoiska Wystawcy, którego promują.  

§ 10. Przepisy porządkowe i organizacyjne

  1. Wszyscy uczestnicy Targów zobowiązani są przestrzegać powszechnie obowiązujących norm
    i zasad, w tym m.in. BHP, p/poż. i sanitarnych oraz niniejszego Regulaminu, Regulaminu obiektu i Regulaminu Wydarzenia Carpathian Startup Fest 2022.
  2. Wystawca jest zobowiązany do przestrzegania poleceń porządkowych, wydawanych przez przedstawicieli Organizatora.  
  3. Na terenie Targów obowiązuje zakaz palenia tytoniu, poza miejscami do tego wyznaczonymi, używania otwartego ognia oraz eksploatowania grzejnych urządzeń elektrycznych. Zabronione jest wnoszenie na teren Targów broni, amunicji, materiałów wybuchowych oraz substancji drażniących lub pożarowo niebezpiecznych oraz innych niebezpiecznych przedmiotów.  
  4. Wystawca i osoby reprezentujące jego prawa zobowiązani są do noszenia w widocznym miejscu identyfikatorów wydanych przez Organizatora oraz do poddawania się procedurom kontrolnym, prowadzonym na zlecenie Organizatora przez licencjonowaną agencję ochrony osób i mienia, czuwająca nad bezpieczeństwem Targów.  
  5. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za szkody wyrządzone na parkingu.  

§ 10a. Ochrona danych osobowych

  1. Wypełniając obowiązek informacyjny wynikający z art. 13 ust. 1 i 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz.U.UE.L.2016.119.1), dalej jako RODO – w związku z pozyskiwaniem od osoby fizycznej lub przedsiębiorcy będącego osobą fizyczną danych osobowych Rzeszowska Agencja Rozwoju Regionalnego S.A. informuje, że:

  1. Administratorem Państwa danych osobowych jest Rzeszowska Agencja Rozwoju Regionalnego S.A., ul. Szopena 51, 35 – 959 Rzeszów, wpisana do Rejestru Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego przez Sąd Rejonowy w Rzeszowie, XII Wydział Krajowego Rejestru Sądowego pod nr 0000008207, NIP: 813–00-10–538, REGON: 690260330, kapitał zakładowy
    w wysokości 27 581 000 zł, opłacony w całości, adres e mail: sekretariat@rarr.rzeszow.pl;
  2. Dane kontaktowe Inspektora Ochrony Danych: iod@rarr.rzeszow.pl;
  3. Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane:

a)        na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b) RODO tj. przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą, lub do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy,

b)        na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c) RODO, tj. przetwarzanie danych jest niezbędne dla wypełniania obowiązków prawnych ciążących na Administratorze, w tym obowiązków podatkowo-księgowych i archiwizacyjnych,

c)        na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f) RODO, tj. na podstawie prawnie uzasadnionego interesu realizowanego przez Administratora, którym jest możliwość ustalenia, dochodzenia lub odpierania roszczeń;

  1. Odbiorcami Państwa danych osobowych będą m. in. dostawcy usług IT, podmioty świadczące usługi ochrony obiektu, operator obiektu, podmioty świadczące usługi doradcze, prawnicze, księgowe, podmiotom uprawnionym przez przepisy prawa np. policja, organy skarbowe, sąd, prokuratura, organy celne, ponadto podmioty świadczące usługi informatyczne, w tym podmioty obsługujące platformę umożliwiającą rejestrację na Wydarzenie (tj. Evenea, której właścicielem jest EventLabs Sp. z o.o.- szczegóły dostępne pod linkiem: https://app.evenea.pl/regulaminy) oraz podwykonawcy działający na nasze zlecenie;
  2. Administrator nie planuje przekazywać Państwa danych osobowych odbiorcom spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego, czyli do państw trzecich i organizacji międzynarodowych;
  3. Państwa dane osobowe Wykonawcy będą przechowywane przez okres trwania umowy i dalej aż do przedawnienia roszczeń wynikających z umowy lub zakończenia postępowań
    w przedmiocie ustalenia, dochodzenia lub odpierania roszczeń, przez okres trwania obowiązku przechowywania faktur i innych dokumentów związanych z zobowiązaniami podatkowym oraz przez okres obowiązkowej archiwizacji;
  4. Przysługuje Państwu prawo do:

a)        uzyskania informacji czy dane osobowe są przez Administratora przetwarzane, a jeżeli tak również prawo do ich dostępu,

b)        żądania od Administratora niezwłocznego sprostowania danych osobowych, które są nieprawidłowe, a z uwzględnieniem celów przetwarzania również prawo żądania uzupełnienia niekompletnych danych osobowych,

c)        żądania od Administratora niezwłocznego usunięcia danych osobowych,

d)        żądania od Administratora przeniesienia danych osobowych,

e)        żądania od Administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych,

f)        wniesienia sprzeciwu w przypadku, gdy Państwa dane osobowe przetwarzane są na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f) RODO,

g)        wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uznacie Państwo, iż przetwarzanie Państwa danych osobowych narusza przepisy prawa.

  1. Podanie danych jest dobrowolne - jednak konieczne w zakresie, w jakim przetwarzamy Pani/Pana dane osobowe w celu zawarcia i realizacji umowy z Administratorem. Konsekwencją niepodania Pani/Pana danych będzie brak możliwości zawarcia umowy.
  1. Przebieg Targów będzie utrwalany fotograficznie oraz za pomocą urządzeń audio/video, w tym może być transmitowany w radio, telewizji lub za pomocą innych środków umożliwiających publiczne udostępnianie w taki sposób, aby każdy mógł mieć do niego dostęp w miejscu i w czasie przez siebie wybranym (np. w sieci Internet). Uczestnictwo w Targach jest jawne, a zatem sylwetka lub wizerunek Uczestnika ujęte jako element większej całości mogą być intencjonalnie lub przypadkowo udokumentowane fotograficznie, dźwiękowo lub filmowo, a materiały uzyskane w ten sposób mogą być rozpowszechniane przez Organizatora oraz przedstawicieli prasy, radia i telewizji w celach informacyjnych i promocyjnych związanych z Targami i działalnością Organizatora (w tym poprzez serwisy internetowe, pocztę elektroniczną, media społecznościowe i w prasie drukowanej). Niezależnie od powyższego, przebieg Targów może być też monitorowany ze względów bezpieczeństwa.

§ 11. Postanowienia Końcowe

  1. Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany terminu lub miejsca Targów albo ich odwołania.
    O zmianach tych Organizator poinformuje Wystawcę niezwłocznie. W przypadku odwołania Targów Organizator zwróci Wystawcy wszystkie wpłacone zaliczki. Wystawca nie będzie żądał żadnych roszczeń z tytułu zmiany terminu lub miejsca Targów albo ich odwołania zarówno za szkodę rzeczywistą jak i utracone korzyści.
  2. Wszelkie reklamacje powinny być zgłoszone Organizatorowi w formie pisemnej niezwłocznie, nie później jednak, niż z chwilą zakończenia demontażu stoisk. Reklamacje zgłoszone po tym terminie uznaje się za niezasadne.  
  3. Wystawca wyraźnie potwierdza, że Organizator nie składał mu żadnych zapewnień, ani gwarancji dotyczących wyników ekonomicznych, jakie Wystawca osiągnie na skutek udziału w Targach
    i nie będzie miał z tego tytułu do Organizatora jakichkolwiek roszczeń.  
  4. Umowa o uczestnictwo w Targach podlega prawu polskiemu i zgodnie z tym prawem będzie interpretowana. Wszelkie spory pomiędzy Stronami wynikające z tej umowy rozstrzygać będzie sąd powszechny właściwy miejscowo dla siedziby Organizatora.
  5. Organizator przetwarza dane osobowe Wystawców zgodnie z klauzulą informacyjną zawartą Umowie.